Responsable Services Généraux F/H

Rattaché au Responsable des Ressources Humaines, vous serez en charge de la mise en place et la coordination au sein du groupe des process administratifs et organisationnels et assurerez un vrai service aux collaborateurs. 

Vous aurez pour mission d’assurer le bien-être et la sécurité du personnel de l’entreprise, tout en garantissant la maintenance et l’entretien des infrastructures du site (bâtiments, équipements, matériel…) dans une optique d’optimisation des coûts, il/elle met en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins de ses collaborateurs.

Assurer le pilotage et l’optimisation de la politique de gestion des services généraux

• Assurer une bonne gestion des fournitures, matériels, meubles ou bureautique et consommables (café, eau, etc.)
• Assurer l’administration et la bonne gestion du courrier (réception et envoi), des services téléphoniques, du tri et classement des archives
• Assurer la gestion financière de la logistique et des services généraux
• Assurer la gestion de la logistique organisationnelle : gestion des déplacements professionnels en lien avec le prestataire, réunions corporate; coordonner l’organisation des déplacements et assurer le respect du budget correspondant
• Gérer les relations contractuelles avec les fournisseurs
• Assurer un service de qualité aux collaborateurs : être le point de contact privilégié pour toutes les questions relatives aux services généraux
• Procéder régulièrement à des appels d’offres afin de garantir une remise en cause des marchés et un rapport qualité/prix optimal
• Élaborer des tableaux de bord pour le suivi et l’analyse de son activité
• Assurer la veille technologique et réglementaire sur les installations et les bâtiments
• Assurer le conseil technique auprès des utilisateurs et des services de l’établissement

Gestion du parc automobile (lease car, véhicules de société, etc.)

• Assurer la gestion des véhicules de service et des Lease Car : gestion des plannings, commande des véhicules, contravention, mise à disposition, …,
• Être l’interlocuteur privilégié dans le cadre de la gestion du parc automobile
• Informer les collaborateurs dans les délais impartis (renouvellement, délai livraison, retard livraison, etc.)

Assurer la sécurité des biens et des personnes ainsi que l’entretien, le fonctionnement du matériel, des infrastructures et des locaux

• Assurer l’intendance des locaux (maintenance, utilisation des espaces, propreté, sécurité, fonctionnalité)
• Planifier et encadrer les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance
• Assurer la maintenance du matériel
• Assurer la mise en œuvre et le contrôle du respect des procédures et normes de sécurité ; Connaitre, veiller, appliquer et maintenir les normes de sécurité et d’hygiène
• Tenir et mettre à jour les documents obligatoires (registre de sécurité, livret règlementaire, carnet d’entretien, plan de prévention…)
• Gérer les contrats de l’entreprise (sécurité et accessibilité)
• Participer aux travaux d’installation, d’aménagement et de maintenance des locaux
• Superviser les agents de nettoyage qui interviennent au sein des locaux et leurs transmettre les consignes nécessaires
• Mettre en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens
• Contrôler les habilitations des personnels et les conditions de sécurité et de développement durable pour les interventions
• Gestion des badges et droits d’accès (préparer et activer les badges pour les nouveaux entrants, veiller à l’affectation des badges pour utilisation au restaurant d’entreprise, s’assurer de la désactivation des badges des salariés sortants)